“大数据”可谓是当下最热门的词汇之一，在如今的数字化时代，一切都要用数据说话，对于企业决策更是如此。

 

影响一个ERP项目的因素有很多，数据无疑是其中很重要的一项,正所谓“正确的决策源于准确的信息，准确的信息基于可靠的采集”，当我们抓住数据这个根基，大处着眼，小处着手的时候，我们距离ERP成功的上线就不会太远。

 

 

很难想象没有数据的ERP是什么样子的。然而，实际情况又是如何的呢？

 

根据有关机构的研究，在那些上线不成功或者上线后掉线的案例中，有高达70％的项目都有一个共同的直接原因，那就是在数据上出了问题。

 

有的是在数据还没有准备好，诸多数据不准确、不完整的情况下就仓促上线。

 

有的则是业务没有理顺，出现一数多据的情况，不知道该相信哪个数据。

 

还有的是上线运行后操作人员未及时更新业务数据导致系统内的数据失真……

 

虽然数据问题的表现不尽相同，但最终的结果都是一样的，那就是大家忙了数月得到的是一个没有数据的ERP系统。

 

整理ERP基础数据的确很繁琐，这个过程并不比ERP上线轻松，但它并不难，只要坚持，就一定能够实现。

 

  

 什么是基础数据？

 

制造业ERP系统的基础数据量大面广，涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。

可见信息：物料基本信息，产品结构数据，会计科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间信息等等，这些信息在手工作业中也会用到。

不可见信息：单据类型、仓库性质、计划参数等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，它们会影响到系统计算。

 

数据的正确性是最重要的，ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表，供管理者掌握生产经营状况，从而进行分析和决策的。如果其中任何一个数据与实际不符，计划结果就将没有任何指导意义。

 

   

 基础数据整理的工作重点

 

ERP的主要作用就是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。基础数据是许多程序正确运行的基础，如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的。

 

基础数据整理工作很繁杂，没有捷径，但有方法。对于新上制造业ERP系统的企业，在千头万绪的工作中，如果能够抓住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单（BOM）和库存数据三个重点，就可以提纲挈领、一以贯之。

 

 

基础数据整理实施过程头绪多、工作量大、耗时长、涉及面广、也最容易出错。为了更有效地实施ERP，需要学习如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。

 

01

确定工作范围

 

首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。

 

02

建立必要的编码原则

 

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。另外，编码原则的制定属于企业级标准的建立，尤其对于量大的基础数据（如物料主文件的编码）必须由多个部门共同确定方案。

 

03

建立公用信息

 

建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。

 

04

BOM结构的确定

 

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。

 

如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量。

 

05

收集第一手资料，将离散数据集中

 

在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。

 

为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交接时做好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。

 

06

数据检查

 

（1）完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。

 

（2）正确性检查：可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线前必须发现并改正。

 

（3）唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。

 

07

数据录入

 

录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。

 

通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。

（1）所有软件都提供录入界面，可以将数据逐条录入。这种方法比较安全，完善的ERP软件会在录入的同时自动查错，前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入，由此保证数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大，完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大，推荐利用此方法，安全、可靠，事后检查工作量也小。

 

（2）可以采用直接导入数据库的方法，优点是效率高，完成时间与数据表个数成倍数关系。缺点是隐含错误多，不易检查，如果采用，应在前面检查工作中设定严格的检查步骤。

 

（3）另外一种方法结合了以上两种方法的优点。此方法利用程序的录入界面录入，继承了界面录入的差错功能，同时和数据导入相比，不需要人工干预，可以一天24小时的工作，速度也是很高的。

 

08

系统核检

 

完成录入工作后必须再次检查，利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。 

 

ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身，严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

 

基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是渐进和求精的过程。实施ERP项目的制造企业一定要高度重视基础数据的整理，如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求，ERP发挥效益也将近在咫尺。

 

很多企业开始意识到数据在企业向数字化转型中扮演的重要角色，努力成为数据驱动型企业，通过信息化ERP系统的应用提升数字化时代下的全新竞争力。