不得不说，「文件夹」跟着我们的日常生活办公，真的承载了太多！那些名字不认识的文件夹，有重复内容的文件夹，建了之后打开是空的文件夹......让我们的工作变得杂乱无章。

 

工作中总有紧急需要找文件的时刻。特别是今天，各种碎片化的资料、无纸化办公后的电子版文件越来越多。回忆一下，有没有某个时刻，你的领导站在你旁边，盯着你从一片凌乱的文件资料中找某项文件，结果还要靠搜索，依然没找到的尴尬。 

 

人常说：「一屋不扫何以扫天下」，如果看到一个人电脑文件特别杂乱，像这样：

 

 

那你会觉得大概率他是一个低效的人。把文件夹变！整！洁！也能提高工作效率，废话不多说，可以遵循这 4 个建议进行整理。

 

选择适合你的分类方式

 

不同角色的人适合不同的文件夹分类方式：

 

❶ 做项目的人可以按项目分，比如：A 项目、B 项目、C 项目。

 

❷ 做行政经常处理数据资料的人可以按时间分，比如 2019、2020、2021。

 

❸ 做销售的人可以按客户分，比如 A 客户、B 客户、C 客户。

 

❹ 职场新人可以按流程分，比如启动、进行中、已结束。

 

❺ 自用电脑可以按类型分，比如照片、文档、视频。

 

 

当然，这些分类可以嵌套使用，例如名为「A 项目」的文件夹可能包含名为「2019」、「2020」和「2021」子文件夹。

 

具体项目怎么分类，更多时候是个人工作生活习惯的选择，一般按大的项目分。比如按照不同的客户分。只是大家分类的时候，一定要让各个文件夹之间没有交集，确保一个文件，属于A，就不会属于B。

 

不要建立太多文件夹

 

套娃式的文件整理是不可取的。点开一个文件夹，再点开一个文件夹，再点开一个文件夹，再点开一个文件夹，再点开一个........，这文件藏那么深，是有多机密，而且花费在找的时间成本也太高了。

 

遵循「57 原则」：同级最多 7 个文件夹，最多 5 层。

 

 

为什么是 7 个文件夹？

 

1956 年，美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为 7 个单位，超过了就容易忘，所以同级 7 个文件夹你会有一目了然的掌控感。

 

为什么是 5 层？因为上面说了 5 种分类方式，全部嵌套使用一遍，5 层也就足够了~

 

用「3W1X」原则命名

 

用「3W1X」原则命名文件，便于以后的搜索。

 

比如「营销计划.doc」就不好，而「20200630-销售部营销计划-客户 A-V3」就更有利于搜索。

 

❶ When 时间：如20200630.

文件的最后操作时间是一项重要的信息，建议将时间写在文件名最末尾，格式如20150724或150724。

 

❷ What 如事项：销售部营销计划。

内容,什么场合、什么活动、什么主题,是讲话还是贺信,是总结还是规划,都要在这一部分体现出来。

 

❸ Who 如主体：客户 A。

如果是团体协作的文件，WHO指的就是团队某个成员的文件。如果个人电脑文件命名，也不要忽视了Who。这里的Who指的就是文件的主体，比如某某校长讲话稿，这是谁的讲话稿；张三2019年工作总结，这里Who就是2019年的张三；某某书本学习心得，这里的Who就是这本书的名字。

 

 

❹ X 备注：如第三版

 

 

一定要严格遵守3W原则，写清楚谁改的，什么日期改的。最后的定稿要注明。另外，还可以在文件末尾编上1、2、3、4、5。如2019年某某工作方案张三改1_20191024,2019年某某工作方案张三改2_20191026,2019年某某工作方案李四改3_20191103,方便找回以前的版本，也能更清楚的知道谁是定稿。

 

 

而且不要使用无意义的文件名，比如：xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc，等等。也不要用缩写，比如：gkd.xls，当时你知道什么意思，但是一个月之后就会完全忘掉。

 

桌面文件按照四象限整理

 

具体做法是在桌面划分四个象限(区域)，分别定义为：

 

「收集篮」、「处理中」、「已结束」、「已归档」，我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。

 

 

记住第一次就把文件保存到正确的位置，不要先随便保存一下，随便起个名字，想着以后再修改，通常都没有「以后」了~

 

最后，很多人还是习惯双击文件夹逐层打开寻找文件。其实现在操作系统的搜索功能强大，完全可以用搜索取代逐层寻找文件。

 

如果你正确命名了你的文件和文件夹，它将很容易找到。

 

比如说寻找《2020 工作总结.doc》，不需要打开「工作」-「2020」-「汇报材料」，直接搜索文件名就可以找到啦！